Viele Studien haben es belegt:
Für die Beschaffung von C-Artikeln (z.B. Büromaterial, Schrauben etc.) und der qualifizierten Überwachung der Einkaufspolitik in Unternehmen werden erhebliche Ressourcen gebunden. Damit übersteigt der Aufwand für das Genehmigungs- und Bestellverfahren in vielen Fällen den reinen Warenwert bei weitem.
Eine abteilungs- und standortübergreifende Einkaufspolitik mit entsprechender Preis- und Qualitätskontrolle lässt sich auf herkömmlichen Wege kaum durchsetzen.
HuCon Multimedia hat nun in Zusammenarbeit mit der zum Diehl-Konzern gehörenden Bodensee Gerätetechnik GmbH (BGT), eine Lösung entwickelt, die diese Hürden überspringt und damit ein erhebliches Einsparungspotential birgt. Realisiert wurde ein integriertes Online-Beschaffungswesen mit drei Komponenten:
1. HuCon TeileManager als eProcurement-Portal
Alle zugelassenen Lieferanten stellen ihr Produktspektrum mit allen individuellen Preis- und Verfügbarkeitsinformationen in einem Internet-Katalog auf Basis des HuCon TeileManagers zur Verfügung. Die Aktualisierung der Artikelstammdaten (Preise etc.) erfolgt automatisiert. Damit stehen allen Mitarbeitern von BGT standortübergreifend jederzeit die aktuellsten Informationen und Konditionen der Lieferanten zur Verfügung.
2. Notes-basierter Genehmigungs-Workflow:
Im BGT-Intranet werden alle für die Beschaffung wichtigen Informationen über eine Notes-Applikation dargestellt. Hier wird detailliert festgelegt, welche Lieferanten und Produkte zugelassen sind und welche Rechte und Budgets einzelne Nutzer bei der Beschaffung haben. Sofern für die Beschaffung ein Genehmigungs-Workflow zu starten ist, wird dieser ebenfalls hier hinterlegt.
3. Anbindung an das Warenwirtschaftssystem:
Aus dem Intranet heraus erfolgt die Übergabe der Bestell- und Lieferdaten an das Warenwirtschaftssystem (hier: SAP R/3) Wie sieht der praktische Ablauf aus?
- Der Mitarbeiter sucht anhand des Beschaffungskatalogs im Intranet den entsprechenden Lieferanten
- Er wählt sich direkt in den Online-Katalog und holt sich dort die benötigten Artikel- und Preisdaten
- Diese werden über eine B2B-Schnittstelle zur Weiterverarbeitung ins Intranet übertragen
- Der Mitarbeiter startet den Beschaffungsauftrag inkl. Genehmigungsvorgang
- Sobald die Genehmigung vorliegt wird der Auftrag an den Lieferanten per Post, Fax oder eMail übertragen
- Gleichzeitig werden die Bestelldaten im Warenwirtschaftssystem angelegt
- Bei Lieferung bestätigt der Besteller den Wareneingang und löst damit automatisch auch den Zahlungsvorgang (Gutschriftverfahren) aus.
Die praktischen Erfahrungen bei BGT zeigen eine deutliche Reduzierung der Beschaffungszeiten und eröffnen abteilungsübergreifend eine Überarbeitung der Beschaffungspolitik. Außerdem sind umfangreiche statistische Auswertungen über Lieferanten, Warengruppen, Abteilungen und Nutzer für zukünftige Preisver-handlungen möglich. Als Ergänzung bietet HuCon die Einbindung von Standard-lieferanten im Bereich EDV & Zubehör (Kumatronik) und Büromaterial (Corporate Express) an.